Berikut 4 Tugas Utama Account Payable Dalam Sebuha Perusahaan

AKURAT.CO - Dalam profesi akuntansi, dikenal posisi Account Receivable (AR) dan Account Payable (AP).

Keduanya memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda di dalam suatu perusahaan.

Tidak heran kalau posisi ini biasanya dipegang oleh orang berbeda pula.

Account payable adalah utang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak lain, baik bank maupun lembaga perbankan yang sah.

Baca Juga: Polisi Evakuasi Jenazah Seorang Anak Perempuan yang Ditemukan Meninggal Dunia di Ulujami

Dikarenakan AP itu utang, maka pencatatannya berada di sebelah kanan laporan neraca bagian liabilitas.

Utang usaha wajib dilunasi sesuai tanggal jatuh tempo yang telah disepakati sebelumnya.

Sebagai seorang yang bekerja sebagai account payable sudah harus tahu tugas-tugas yang mesti diemban yaitu:

Mengecek Pembelian

Seluruh kegiatan pembelian biasanya dicek kembali oleh staff AP. Mulai dari pembelian yang nominalnya kecil, sedang, hingga besar.

Baca Juga: KAI Daop 4 bersama Dishub Kota Semarang Sosialisasikan Keamanan dan Keselamatan di Perlintasan Sebidang

Pengecekan biasanya dilakukan untuk mengetahui jenis barang, quantity, merk, dan total pembelian. 

Beberapa detail tugas yang masih berhubungan dengan kegiatan pembelian, antara lain:

• Memastikan invoice atau faktur pembelian akurat.
• Menandai transaksi yang berbeda dari biasanya agar bisa ditanyakan kepada divisi yang melakukan pembelian.
• Membuat jadwal pembayaran dengan vendor.
• Menjalin komunikasi yang baik dengan vendor.
• Memperbaharui daftar vendor yang ada untuk dijadikan database.
• Menyesuaikan pencatatan jurnal dan buku besar untuk memastikan apabila pembayaran tercatat dengan benar.

Klasifikasi Vendor

Berbeda barang, maka berbeda pula vendor yang menyediakannya.

Dalam hal ini, staff AP biasanya akan membuat klasifikasi vendor sesuai dengan barang yang dijualnya.

Baca Juga: Kader PDIP Malah Dukung Prabowo, Ada Apa Dengan Ganjar?

Misalnya untuk office supplies diklasifikasi ke bagian housekeeping, mesin ke bagian aset, alat-alat elektronik ke bagian hardware atau software, dan lain sebagainya. 

Berkoordinasi dengan Supply Chain

Kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan akan melibatkan banyak orang, baik pihak internal maupun eksternal.

Mulai dari divisi penjualan, bagian purchasing, produksi, warehouse , dan vendor.

Staff AP harus mampu berkoordinasi dengan semua pihak supply chain dengan baik guna menghindari adanya miskomunikasi.

Koordinasi yang dilakukan adalah memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai rencana, seperti quantity, jenis produk, dan brand produk.

Berkoordinasi dengan Staff Internal

Selain dengan pihak supply chain, staff AP juga berkoordinasi dengan staf dari divisi lain di dalam perusahaan.

Baca Juga: Udinus Jadi Tuan Rumah Kick Off WMK, Dihadiri Oleh 400 Peserta

Misalnya, divisi sales dan marketing. Sebagian pembelian yang dilakukan perusahaan ada kaitannya dengan kedua divisi ini.

Staff AP berkoordinasi tentang jumlah barang yang keluar, keberadaan barang, dan siapa yang menerima barang tersebut.

Semuanya harus jelas karena akan dimasukkan ke dalam pencatatan.***